Z biegiem czasu posiada się coraz więcej różnych dokumentów, których przechowywanie staje się kłopotliwe, zwłaszcza jeśli zaczyna brakować miejsca. W takiej sytuacji warto wziąć pod uwagę system zarządzania dokumentami, dzięki którym o wiele lepiej będzie można przechowywać różne ważne papiery. Warto stworzyć elektroniczne wersje dokumentów papierowych, gdyż w ten sposób znacznie łatwiej będzie można przechowywać pliki. Nie tylko nie będą zajmować wiele miejsca na dysku, ale również znacznie prościej będzie można je odnaleźć, jeśli odpowiednio się je zaksięguje.
Tworząc elektroniczne wersje dokumentów, znacznie łatwiej znaleźć ten plik, który jest w danym momencie potrzebny. Ponadto można zauważyć, że kiedy stworzy się dokument w wersji elektronicznej, więcej osób będzie mogło z niego korzystać w tym samym czasie. Niekiedy jest to bardzo ważna właściwość, szczególnie zaś często przydaje się wtedy, gdy prowadzi się własną firmę i pracuje nad ważnym projektem. Wtedy liczy się najczęściej każda chwila, jaką można przeznaczyć na realizację projektu.